Communicatie, proactief zijn en sorteerstijlen Communicatie speelt een centrale rol in de omgang met mensen. Het is de manier om elkaar te kennen, te begrijpen, om kennis en ervaringen uit te wisselen en zo te leren. Goed communiceren is de belangrijkste basisvaardigheid van elke manager. Communicatie speelt een rol bij het ontstaan en instandhouden van de bedrijfscultuur, is het een belangrijk instrument bij interne en externe afstemmingsproblemen, bij het ontwikkelen van een missie, visie en doelen en natuurlijk bij het leidinggeven en coachen van de medewerkers.
Pro actief
Onderstaande hoofdstuk is voor een deel gebaseerd op Covey’s opvattingen over pro-actief zijn:
"Wij mensen beschikken over een zelfbewustzijn: het vermogen om na te denken over onze eigen gedachten. Hierdoor zijn we in staat om te evalueren, te leren van onszelf en van anderen. Ook kunnen we gewoonten doorbreken en nieuwe gewoonten aanleren. Dit zelfbewustzijn vormt de kaart van ons wereldmodel aan de hand waarvan wij andere mensen kunnen begrijpen. Als we geen rekening houden met hoe wij onszelf zien (en anderen) zijn we ook niet in staat om anderen te begrijpen: hoe zij zich voelen ten aanzien van zichzelf en de wereld om hen heen, hoe zij de wereld zien. Zijn we ons dit niet bewust dan zullen we geneigd zijn om onze intenties of bedoelingen op het gedrag van anderen te projecteren en denken we dat we nog objectief zijn ook. Met andere woorden: je kunt een ander nooit beter begrijpen dan dat je jezelf begrijpt."
Met ons zelfbewustzijn zijn we in staat onze eigen wereldmodellen te bestuderen en kunnen we nagaan of ze gebaseerd zijn op principes of dat ze het gevolg zijn van conditionering.
Het woord “pro-activiteit” wordt veel gebruikt in de managementliteratuur. Het betekent meer dan alleen maar initiatief nemen. Het betekent dat we als mensen zelf verantwoordelijk zijn voor ons eigen leven. Ons gedrag is het gevolg van onze beslissingen, niet van de omstandigheden die ons omringen. Het gaat om het vermogen om te reageren, er iets mee te doen. Mensen die werkelijk pro-actief zijn zullen niet de omstandigheden de schuld geven dat iets niet lukt. Hun gedrag is het product van hun eigen bewuste keuze, gebaseerd op eigen waarden en normen (criteria), in plaats van het resultaat van omstandigheden gebaseerd op gevoelens.
Als je voor gedrag op basis van omstandigheden gebaseerd op gevoelens kiest, word je “reactief”. Je laat je beïnvloeden door je fysieke omgeving. Uitgesproken reactieve mensen voelen zich goed als het zonnetje schijnt. Maar als het regent en waait beïnvloedt dat hun houding en hun prestaties.
Pro-actieve mensen dragen hun eigen weersgesteldheid met zich mee. Of het daarbuiten nu regent of dat de zon schijnt, maakt hen niet uit. Ze worden gedreven door hun waarden. Reactieve mensen laten zich ook beïnvloeden door hun sociale omgeving, door het “sociale weerbericht”. Als mensen hen op een prettig manier behandelen voelen ze zich goed, is dat niet het geval dan reageren ze defensief of beschermen ze zichzelf op een andere manier.
Het vermogen om een instinctmatige reactie niet te laten overheersen over een criterium vormt de essentie van een pro-actief persoon. Reactieve mensen worden gedreven door hun gevoelens, door omstandigheden, door condities, door hun omgeving. Ze reageren vaak onbewust. Pro-actieve mensen daarentegen worden gedreven door waarden, die zij zelf zorgvuldig overdacht hebben, geselecteerd en eigen gemaakt hebben.
Kennen pro-actieve mensen dan geen slecht weer of een onredelijke behandeling door derden? Natuurlijk wel. Ook zij worden bestookt door dit soort externe stimuli, of deze nu fysiek, sociaal of psychologisch zijn. Maar hun reactie op deze stimuli, bewust of onbewust, is een op criteria gebaseerde reactie of respons.
Ghandi zei ooit: “Ze kunnen ons zelfrespect niet afnemen als we het niet geven.”
Het is natuurlijk niet makkelijk om deze houding aan te leren of over te nemen, zeker als we jarenlang gewend zijn geweest onze ellende te verklaren in termen van omstandigheden of andermans gedrag.
Het is niet zozeer wat er met ons gebeurt, maar onze reactie op wat er gebeurt dat ons pijn doet. Natuurlijk, er zijn bepaalde dingen die ons fysiek of economisch kunnen raken en ons verdriet of ellende bezorgen. Maar ons karakter, onze identiteit, hoeft helemaal niet gekwetst te worden. Soms zijn het juist die extreme, zeer moeilijke ervaringen die ons en anderen in staat stellen om te groeien en te inspireren. Het gaat erom hoe we reageren op wat we meemaken in ons leven.
Moeilijke ervaringen veroorzaken vaak een verschuiving in de manier waarop we de wereld om ons heen ervaren (het wereldbeeld). Er ontstaan hele nieuwe referentiekaders waarmee mensen de wereld, zichzelf en anderen beschouwen.
Van nature is de mens actief. Initiatief nemen betekent niet jezelf opdringen, eigenzinnig zijn of agressief zijn. Het betekent het herkennen van onze verantwoordelijkheid om dingen in beweging te zetten. Vaak beseffen mensen wel dat allerlei activiteiten nodig zijn om bijvoorbeeld interessanter werk te krijgen, maar slagen er niet in om die eerste stappen te zetten en het daadwerkelijk te doen.
Pro-actief communiceren:
Zoals we eerder hebben opgemerkt draait het bij een pro-actieve houding vooral om het nemen van verantwoordelijkheid voor het eigen gedrag en de eigen communicatie. Door meer inzicht te krijgen in de verschillen tussen pro-actief taalgebruik en reactief taalgebruik zul je bemerken dat bepaalde communicatieproblemen zichtbaar worden.
Het probleem met reactief taalgebruik is dat het een “self-fulfilling prophecy” wordt. Mensen voelen zich in toenemende mate het slachtoffer en niet de baas van hun leven of bestemming. Ze geven de schuld aan krachten buiten zich; andere mensen, omstandigheden, of zelfs de stand van de sterren, voor hun eigen situatie, waardoor ze als het ware de condities en voorwaarden scheppen om hun doemdenken waar te maken.
De kracht van pro-actief taalgebruik gaat van hetzelfde principe uit: de ‘self-fulfilling prophecy’ als positief uitgangspunt. Het gaat erom je bewust te worden van je criteria en deze onbewust aan te wenden, zodat ze een gewoonte worden.
Sorteerstijlen
In organisaties vindt veel overleg plaats. Vergaderingen, teambesprekingen, afdelingsoverleg et cetera. Deze vormen van overleg kunnen soms zeer onproductief zijn omdat mensen niet goed met elkaar communiceren. Er wordt bijvoorbeeld slecht geluisterd, mensen wijden uit over onderwerpen die er niet toe lijken te doen. Een vergadering of overleg leiden is een zeer specifieke vorm van communicatie, waarin het belangrijk is oog te hebben voor de verschillende manieren waarop mensen communiceren. Dit kan aan de hand van sorteerstijlen
te onderkennen.
Ieder mens ontvangt op elk willekeurig moment gemiddeld 7 tot 20 miljoen stukjes informatie. Dat kunnen de borden zijn die we langs de weg zien staan, de wind die in onze oren suist en de kleding die we op onze huid kunnen voelen of de smaak van het kauwgom die we ondertussen kauwen. Op bewust niveau kunnen we gemiddeld slechts 5 tot 9 stukjes van die enorme hoeveelheid informatie bevatten. Omdat geen mens dus alle informatie tot zich kan nemen die hem of haar op een willekeurig moment wordt aangeboden (we zouden spontaan gek worden) moet die informatie dus worden gefilterd. Welke selectie we maken, wordt bepaald door een set van filters en voorkeuren die we gedurende ons leven hebben opgebouwd. We noemen deze filters ook wel sorteerstijlen.
"Sorteerstijlen zijn onbewuste gedragsvoorkeuren.
Alle mensen hebben, afhankelijk van de context of situatie waarin zij zich bevinden, een automatische onbewuste voorkeur voor een bepaald gedrag. Dit gedrag komt met name tot uiting in het taalgebruik van mensen. Op zichzelf heeft een enkele sorteerstijl geen waarde, pas in combinaties met andere sorteerstijlen of gedragsvoorkeuren, ontstaat er een duidelijke invloed op het handelen van een individu of groep. Voorbeelden van enkele sorteerstijlen zijn: pro-actief en reactief, interne en externe gerichtheid, generalist en detaillist, procedures en opties."
De hersenen zijn dus geen objectief registrerende camera's. We interpreteren onze omgeving, waarbij onze waarneming van de informatie die op ons afkomt onder andere beïnvloed wordt door de sorteerstijlen die we hebben ontwikkeld. Waar komen die sorteerstijlen vandaan?
• Culturele achtergrond: in onze cultuur leren we waarden, normen en legitimeringen aan de hand waarvan we bijvoorbeeld een onderscheid maken tussen “goed” en “fout”. Ook omgangsvormen behoren tot onze culturele achtergrond. In China betekent boeren tijdens het eten dat het uitstekend smaakt. Het is een compliment.
• Onze eigen sociale rol: we hebben verschillende rollen in het leven. Zo kunnen we iemands partner zijn, voorzitter van de tennisvereniging, broer of zuster zijn, et cetera. Elke rol schept verplichtingen en verwachtingen die ons gedrag beïnvloeden.
• Vroegere ervaringen: zowel positieve als negatieve ervaringen kunnen onze manier om informatie tot ons te nemen beïnvloeden.
• Verwachtingen, wensen, verlangens: als we een goede indruk willen maken, verandert de manier waarop we informatie tot ons nemen. Als we een bepaald doel voor ogen hebben, zullen we anders naar een gesprek luisteren.
• Projectie: vaak projecteren we onbewust onze eigen opvattingen, gevoelens et cetera op andere mensen. We gaan er vanuit dat die andere hetzelfde voelt of denkt als wij. We gaan ervan uit dat hij of zij hetzelfde bedoelt en kunnen zo een gesprek interpreteren.
• Emoties: bekend is dat heftige emoties ons beïnvloeden. Maar ook minder sterke gevoelens als ongemak of ongeduld kunnen de manier waarop we informatie filteren, beïnvloeden.
• Groepsdruk: binnen een groep is er vaak sprake van een eigen cultuur, met gezamenlijke waarden en normen, hetgeen kan leiden tot pressie op het individu.
Hieronder volgen een aantal voorbeelden van sorteerstijlen:
Actief – Reactief
De meeste mensen zijn zowel actief als reactief (60 tot 65%), dat wil zeggen dat ze soms afwachtend zijn, en dan juist weer initieven zullen nemen. Zo’n 15 tot 20% is overwegend actief en eenzelfde percentage is overwegend reactief.
Actief:
Dit zijn mensen die informatie op een snelle, directe en actieve manier opnemen en verwerken. Ze zijn vaak impulsief, echte doeners. Ze nemen initiatieven, brengen de boel in beweging en hebben nogal eens de neiging om eerst te doen en dan pas te denken. Hun betrokkenheid en motivatie blijkt uit het feit dat ze dingen doen. Hoewel ze veel fouten kunnen maken, krijgen ze nog vaker de zaken voor elkaar. Typerend is dat ze daarbij weinig oog hebben voor de gevolgen voor anderen.
Reactief:
Dit zijn mensen die eerst nadenken. Dit komt voort uit hun behoefte om de zaken eerst te begrijpen, voordat ze overwegen om iets te doen. Situaties zullen eerst geanalyseerd worden, eventuele gevolgen worden in kaart gebracht. Ze zullen daarom nooit wat overhaast doen. In het meest extreme geval doen ze zelfs helemaal niets! Initierend gedrag kennen ze niet, en hun analyses zijn soms niets anders dan een excuus om elke vorm van initiatief te vermijden. Liever laten ze dat over aan anderen.
Interne referentie en externe referentie
In principe kunnen we op twee manieren een situatie, persoon, ervaring of idee evalueren. We kunnen dit aan de hand van ons eigen, innerlijke referentiekader doen (interne referentie) of aan de hand van een referentiekader dat buiten ons ligt (externe referentie). Waar ligt het zwaartepunt van onze beoordeling om eventueel in actie te komen of om een oordeel te vormen? In onszelf of daarbuiten? Wie of wat gebruiken we als referentiekader?
Anders dan met de meeste andere patronen kun je bij interne en externe referentie stellen dat mensen over het algemeen een duidelijke voorkeur geven voor een van deze patronen. Van elke vijf mensen zullen er twee intern gericht zijn en twee extern gericht. Slechts 1 op de 5 mensen maakt zowel gebruik van het ene als het andere patroon.
Interne referentie
Mensen met een interne referentie beoordelen een situatie etc. op basis van wat zij juist of correct vinden. Ze maken hun eigen beslissingen en halen hun motivatie om wat te doen of te laten uit zichzelf. Ze kiezen hun eigen activiteiten en beoordelen hun eigen acties en resultaten. Ze hebben moeite met het accepteren van andermans opinies of aanwijzingen en zullen eventuele kritiek eerder wijten aan een gebrek van de criticus, dan aan zichzelf. Ook met complimentenof andere vormen van waardering weten ze zich geen raad. Zelfdoen, zelfbeslissen, daar draait het om in het leven van de intern gerichte persoon. Dit betekent niet dat ze niets over zouden hebben voor anderen. Maar zij bepalen wel wat ze voor anderen doen. Het zijn mensen die duidelijk kunnen aangeven wat ze willen, nodig hebben, geloven en voelen.
Externe referentie
Mensen met een externe referentie beoordelen een situatie etc. op basis van wat anderen denken. Zij kloppen bij anderen aan om informatie, richtlijnen, motivatie en beslissingen. Ze kunnen maar niet voor zichzelf beslissen. Zonder feedback of steun van anderen voelen ze zich verloren. Voor sommigen gaat dit zo ver dat zij hun hele leven afhankelijk maken van de waarden en normen van een ander. Extern gerichte mensen zullen dan ook niet snel aan een taak beginnen of deze voortzetten als ze niet regelmatig feedback en aanwijzingen van anderen ontvangen. Ze hebben andern nodig om te kunnen bepalen wat ze willen, nodig hebben, geloven en voelen.
Vermijden – bereiken
Mensen kunnen in principe op twee manieren reageren als het gaat om de richting die zij verkiezen aangaande zaken die zij belangrijk of waardevol achten. Hoe motiveren zij zichzelf om te bereiken wat zij willen bereiken? Er zijn mensen die zich richten op wat ze willen bereiken; ze hebben een doel voor ogen en gaan daar op af. Daarnaast zijn er mensen die zich vooral richten op zaken die ze willen vermijden of voorkomen. De eerste categorie noemen we ‘bereiken’, de tweede ‘vermijden’.
Afhankelijk van wat we willen bereiken en de context waarin we ons bevinden, kiezen we soms voor bereiken dan weer voor vermijden. Toch zullen mensen over het algemeen wel een voorkeur hebben voor een van deze strategieen. Slechts een minderheid vertoont beide strategieen in ongeveer gelijke mate.
Bereiken
Deze mensen richten zich op doelen die ze willen bereiken. Ze willen iets bereiken, krijgen, verwerven, eigen maken etc. Op het moment dat de doelen duidelijk zijn is er motivatie en worden er prioriteiten gesteld. Zij hebben een typische “erop af” stijl en zijn makkelijker te paaien met een wortel voor hun neus dan met de dreiging van de zweep. Ze hebben minder oog voor fouten en falen en wat vermeden dient te worden.
Vermijden
Deze mensen weten wat ze niet willen. Ze hebben een duidelijk idee wat vermeden, omzeild of geloosd moet worden. Hun motivatie is het sterkst als er een probleem vermeden moet worden. Het gevolg is dat ze nog al eens uit het oog verliezen wat ze wel willen bereiken, aangezien ze snel worden afgeleid door negatieve situaties die hun aandacht opeisen. Ze worden pas fanatiek bij problemen. Ze zijn gevoeliger voor de dreiging van de zweep dan voor de sappige wortel die voor hun neus bungelt. Prioriteiten stellen aangaande het doel is dan ook geen sterk punt.
Optie - procedures
Mensen kunnen in principe op twee manieren reageren op instructies of iets voor elkaar krijgen. Dat is een “opties” gerichte reactie- of sorteerstijl, dan wel een “procedure” gerichte reactie- of sorteerstijl. In het eerste geval betreft het mensen die met name gericht zijn op het ontwikkelen van nieuwe manieren van werken dan wel bestaande procedures veranderen. De tweede categorie zijn die mensen die goed zijn in het volgen van bestaande procedures. In het algemeen gesproken hebben mensen een duidelijke voorkeur voor een van deze sorteerstijlen (40% opties – 40% procedures) binnen een gegeven context. Slechts 20% heeft geen duidelijke voorkeur en vertoont beide reacties.
Optie
Optie gerichte mensen hebben een sterke neiging nieuwe procedures te ontwikkelen en oude te negeren, of deze nu wel of niet functioneren. Het volgen van bestaande routines achten zij bij voorbaat al niet efficient of niet effectief genoeg. Ook de procedures die zij zelf hebben ontworpen en gevolgd hebben, zullen bij een tweede ronde verbetering of veranderd moeten worden in hun opinie. Iets twee of meer keer op een zelfde wijze doen, zullen zij trachten te vermijden. Optie gerichte mensen zijn ervan overtuigd dat zij een (nog) betere manier kunnen ontwikkelen.
Procedure
Procedure gerichte mensen richten zich op het volgen van specifieke en duidelijk afgebakende procedures. Ze hebben plezier in het op de juiste manier verrichten van hun werk. Als er geen duidelijke procedure aanwezig is, zullen ze waarschijnlijk geen idee hebben hoe zo’n procedure te ontwikkelen. Dat geldt ook voor procedures die niet langer meer lijken te werken: ze hebben waarschijnlijk geen idee wat ze moeten doen en zullen geen alternatief kunnen verzinnen. Eenmaal begonnen aan een procedure, zullen zij kost van kost het proberen tot een goed einde te brengen. Dit gedrag kan soms een dwingend karakter krijgen.
|
