Lerend problemen oplossen Het is je taak als coach om medewerkers te leren problemen aan te pakken en op te lossen. Problemen kunnen zich op drie gebieden afspelen:
- De medewerker heeft een probleem. Remedie: counselen en probleem oplossen.
- De coach heeft een probleem. Remedie: confronteren en probleem oplossen.
- Beiden hebben een probleem. Remedie: participeren en probleem oplossen.
De manier waarop je als coach problemen oplost gaat middels:
- Probleemoplossend werken: dat wil zeggen dat je direct een oplossing of advies zoekt zonder eerst goed het probleem te onderzoeken.
- Probleemverkennend werken: je maakt eerste een duidelijke analyse van het probleem en daarna bedenk je oplossingen, bij voorkeur samen met de medewerker.
Hoe gaat probleemverkennend werken in zijn werk? Allereerst dien je een aantal vragen te stellen om een analyse te kunnen geven van het probleem:
- Wat is het probleem precies?
- Wie is de probleemeigenaar?
- Wat is het probleem niet?
- Waarom is het een probeem?
- Wat zijn de oorzaken?
- Wat zijn de gevolgen?
- Wat is ertegen te doen?
- Welke acties moeten we nemen?
Zelfde soort vragen zijn ook van toepassing als het gaat om een handeling of werkwijze die dient te veranderen of wanneer we een maatregel willen analyseren. Voordelen van het probleemverkennend werken zijn dat de oplossing die gevonden wordt vaak duurzaam is en dat de medewerker gemotiveerd raakt en zich medeverantwoordelijk voelt voor de oplossing. Problemen dienen vaak direct aangepakt te worden. Een mogelijk aanpak hierbij is:
- Maak onderscheid tussen probleem, oorzaak en gevolg
- Beslis of er directe actie nodig is en neem deze
- Onderzoek direct de oorzaken
- Bepaal en bespreek de lange-termijn oplossing
- Werk de oorzaak weg, bewaak de uitvoering en de voortgang.
Problemen kunnen ook in teamverband worden opgelost, vooral wanneer de oorzaak niet direct vastgesteld kan worden. De volgende aanpak kan een leidraad zijn:
Stap 1: Laat de teamleden het probleem omschrijven.
Geef daarbij antwoord op de volgende vragen:
- Wat is het probleem?
- Waarom is het een probleem?
- Waar treedt het probleem op?
- Wie heeft hinder van het probleem?
- Wat zijn de gevolgen van dit probleem?
Stap 2: Laat de teamleden gegevens verzamelen.
Aan de hand van de verzamelde gegevens bepaalt u:
- De aard en de omvang van het probleem
- Let op: meten is weten. Wat is er meetbaar aan het probleem en de oplossing?
- Zoek naar informatie en technische gegevens die nodig zijn voor de oplossing van het probleem.
Stap 3: Laat de teamleden de oorzaken bepalen.
Werk in de praktijk eerst de gevolgen weg zodat het werk weer door kan gaan en kijk naar:
- Mogelijke oorzaken; doe dat door vragen stellen en brainstormen met de medewerker
- Een andere manier is om aan de medewerkers te vragen wat de oorzaak niet is.
- Onderzoek van de overblijvende mogelijkheden wat de hoofdoorzaak is.
Stap 4: Laat de teamleden oplossingen ontwikkelen
Bedenk daarna alle mogelijke oplossingen die de hoofdoorzaak van het probleem wegnemen.
- Bekijk hierbij ook de niet voor de handliggende oplossingen
- Kies er een paar uit
- Geef per oplossing de voordelen en de nadelen aan
- Bepaal wat er aan de nadelen gedaan kan worden.
- Bepaald of de voordelen van de niet gekozen oplossingen gebruikt kunnen worden.
- Laat de teamleden vervolgens de beste oplossing kiezen of doe dat samen.
Stap 5: Laat de teamleden een uitvoeringsplan maken
- Maak een plan om de oplossing uit te voeren
- Senk aan acties op zowel technisch als organisatorisch gebied, als op het gebied van communicatie en samenwerking
- Neem de oplossing, verandering of verbetering ook op in de handleidingen en instructies
Stap 6: Laat de teamleden de oplossing of verbetering uitvoeren.
- Begin, na overeenstemming over het plan, met de uitvoering ervan.
- Bepaal als de uitvoering gereed is of de verbetering/oplossing van het probleem werkelijk bereikt is.
Probleemgericht coachen Door middel van het volgend model kan probleemgericht gecoached worden.
- Gewenste situatie: wat willen we bereiken, waar willen we naar toe, wat is ons doel?
- Huidige situatie: waar zijn we nu, wat is het probleem?
- Hindernissen: wat houdt ons tegen om de gewenste situatie te bereiken?
- Hulpbronnen: wat hebben we nodig om de hindernissen uit te schakelen en ons doel te bereiken?
|
